На данный момент существуют различные системы, направленные на предоставление отчета по закупочной деятельности. Они необходимы при планировании и осуществлении закупок.

Руководство с их помощью сможет правильно распределять функции и задачи по закупочной деятельности среди сотрудников или подразделений, вести контроль за сроками и качеством их выполнения. Также такие системы помогут руководству в контроле над ходом закупочной деятельности, анализе результатов и статистике, утверждении и согласовании планов закупок, их финансировании и при договорах с поставщиками.

Для деятелей в производственной и хозяйственной сферы они имеют следующие преимущества:
-информируют закупщиков о работах, товарах и услугах, которые могут требоваться компании;
-предоставляют закупщикам информацию, которая необходима для закупки продукции;
-помогают отследить процесс затребованной закупки;
-помогают в ведении учёта необходимых реквизитов и условий договоров;
-контролируют исполнение договоров с поставщиками, ведут учёт сроков и качества исполнения;
-ведут контроль над платежами;

Для работников в закупочных сферах и сферах снабжения, они могут помочь со следующими позициями:
-в формировании лотов и детальных планов-графиков подготовки и проведения закупочных действий;
-в разработке и согласовании планов закупок;
-в выгрузке данных и документов для утверждения и опубликовании плана закупок;
-в организации работы по созданию закупочной деятельности, сбору заявок участников, экспертным оценкам по заявкам, в выборе победителей в закупочных процедурах;
-в ведении учёта хода проведения процедур;
-в формировании отчётов, их архивации и размещении;
-в автоматизации работы с электронными торговыми площадками;

Особенности таких систем заключаются в подаче инструментов для решения различных задач, появляющихся при организации закупочной деятельности. Также они предоставляют организационную и техническую поддержку по внедрению системы и организацию такой деятельности при помощи различных типов документации. Эти системы не требовательны к установке и поэтому могут быть введены в использовании в течении довольно короткого временного промежутка.

Обычно для проведения анализа всего процесса в систему включается ряд отчётов с довольно гибкими фильтрационными схемами и группировкой данных. Инструменты по распределению прав доступа помогают разграничивать ответственность среди участников. В системе организуется хранение истории по изменениям в документах или основных объектов, что позволяет просмотреть кем, когда и какие данные вносились и в последствии использовать такую информацию для контроля за качеством работы сотрудников.