В основном планирование закупок четко определяет потребности в материалах, продукции, услугах и сырье, закупающихся специалистами соответствующих разделов предприятия. Основными целями планирования закупок являются – поддержание необходимого уровня обслуживания потребителя, эффективное снижение уровня сверхнормативного резерва продукции. Факторы и параметры, которые учитываются при разработке плана закупок, обуславливаются минимальной партией заказа, которая отпускается поставщиком, скидками при увеличении объема поставляемой продукции, координацией наиболее точного графика плана и доставки, ограничением по объему и времени хранения сырья. Если ведется работа с зарубежным поставщиком, не рационально осуществлять частые доставки маленьких партий упаковки или сырья, так как может значительно возрасти уровень логистических расходов. В то же время с региональным, местным поставщиком есть возможность оговорить такие условия, при которых консигнатор будет поддерживать оптимальный минимальный уровень резерва сырья, упаковки или материала. Все продукты, закупаемые у одного поставщика, целесообразно доставлять одновременно, что позволит не допустить рост расходов на транспортировку.

Основной целью планирования закупок и закупочной логистики является своевременное удовлетворение потребностей производства с максимальной экономической эффективностью. Ее достижение зависит от решения не малого ряда задач таких как – обеспечение наиболее точного соответствия между количеством поставок и необходимостью в них, выдерживание обоснованных сроков закупки комплектующих, сырья и упаковки, соблюдение требования производства по качеству комплектующих изделий, сырья и упаковки.

Также немаловажную роль играет исследование рынка закупки сырья. Полученная, в ходе этого исследования, информация обязана отражать такие рыночные категории, как спрос, предложение и рыночный баланс. Изучив рынок и выбрав конкретных поставщиков, отдел закупок должен квалифицированно определить потребности предприятия в конкретных поставках, которые основываются на стратегии управления резервами.

Важной функцией сотрудников отдела снабжения является выбор подходящего поставщика для фирмы. Это осуществляется таким основным методом как – своевременный анализ возможных предложений и вариантов. Это осуществляет торговый агент компании, отвечающий за закупки. Он выбирает поставщика исходя из наиболее минимальных закупочных цен, осуществляет заказ, следит за его выполнением в срок и разрешает, по мере возможности, возникающие проблемы. И второстепенным методом – коллегиальное обсуждение потребностей и возможностей в поставках. Изучение проводится на уровне взаимодействия вышеуказанного отдела с производственным и отделом, занимающимся контролем качества продукции. Существует и третий вариант: торговый агент или отдел закупок чаще всего обращается в фирму, осуществляющую посредническую деятельность.