Суть процесса организации закупок прямо противоположна процессу продаж. Служба закупок в любой организации должна обеспечить закупку товаров по приемлемой стоимости, в идеале – минимальной, при этом необходимо соблюдать установленные условия и нормы закупок. Важно не просто установить стоимость приобретаемого товара, но и условия доставки товаров заказчику, время доставки, существующие формы оплаты, степень надежности поставщиков, их авторитет на отраслевом рынке, насколько компания – продавец доступна, какие гарантии качества своей продукции может предоставить. Процесс закупки связан с покупкой больших партий, и проверить качество каждого изделия или товара не представляется возможным. Поэтому важно обговорить с поставщиком заранее условия замены некачественного или бракованного товара.

Компании зачастую считают приоритетными несколько из указанных выше факторов. Опытные закупщики, работающие в этой сфере не один год, могут соблюсти все факторы в оптимальном соотношении и обеспечить процесс таким образом, чтобы закупка была выгодна и поставщику, и покупателю. Многие компании ведут отчетность по закупкам, вручную или с использованием автоматизированных систем и специальных программ. Это позволяет всегда иметь под рукой необходимый документ, с указанием количества приобретенного товара, его остатка на складе.

Прежде чем принять решение о необходимости пополнения складских запасов, грамотный руководитель изучает и прогнозирует степень необходимости этого процесса и рациональность использования купленного товара. После чего определяются возможные поставщики, каждый изучается в отдельности, с учетом его положительных сторон и минусов сотрудничества с ним. После того, как выбран поставщик, с ним необходимо наладить хозяйственные связи, предусматривающие в том числе и заключение договора поставки, а также последующий контроль за выполнением обеих сторон договорных обязательств. Важно правильно выбрать стратегию закупки, метод, используя который она будет вестись. Оптимально организованный процесс приводит к тому, что компания получает требуемый объем продукции к установленному сроку, за приемлемую цену у надежного поставщика.

Методов организации этого процесса существует несколько – прямой подразумевает непосредственно прямые связи с компанией-поставщиком продукции. Косвенный метод предполагает взаимодействие с посредником, на основе специального договора о предоставлении посреднических услуг. Если организовать все грамотно, можно не только обеспечить себя товарами отличного качества, но и избежать многих рисков.