Автоматизация документооборота и перевод документов в электронную среду – действие мудреное, требующее серьезного опыта своего дела. В то же время, это одна из наиболее значимых задач компании, которую нужно решить, при разработке функциональной корпоративной информационной системы.

Сейчас рынок систем электронного документооборота (СЭД) расширяется крайне активно. Вероятно, в скором времени произойдет скачок множества создателей систем автоматизации документооборота на отечественном рынке.

И как тогда не сведомому в этом потребителю найти из всего этого ассортимента готовых СЭД именно свою подходящую? К несчастью, сегодня нет каких-то стандартизированных разработок и процессов для создания системы, которые будут актуальны любой организации. Есть несколько вариантов, как СЭД может быть внедрена в вашей компании: разработка под заказ, создание СЭД на основе ППП «Канцлер» ( сейчас максимально подходящая основа для для программирования СЭД) или покупка готового «коробочного» решения. И первый, и второй, и третий из названных способов имеет свои преимущества и отличительные характеристики:

1.  Разработка СЭД на основе программного продукта «Канцлер» (ППП «Канцлер»). При таком методе программисты на стороне разработчика и заказчика вместе анализируют деятельность предприятия, согласовывают техническую документацию на доработку ПО, выполняют внедрение и интеграцию продукта, если необходимо, и обучают работников организации корректной работе с системой.

Плюсом такого варианта является приемлемое соотношение цены и качества, когда заказчик получает доработанную под его задачи систему и при этом сберегает деньги на создание за счет универсальных свойств ППП «Канцлер».

2. Заказная разработка. Заказчик в взаимодействии с программистом составляет техзадание, по которому потом программируется СЭД.

Этот вариант дает обеспечивает гарантию, что документооборот в организации будет соответствовать всем потребностям и индивидаульным характеристикам клиента. И, следовательно, будет наиболее эффективной в бизнес-процессах компании и принесет положительный эффект. Единственный недостаток приведенного метода – неподъемная стоимость.

3. Покупка «коробочных» программных продуктов «Канцлер». Заказчик приобретает один из пакетов готовых программных продуктов «Канцлер» с инсталляционным диском и руководством пользователя и самостоятельно подключает и приспосабливает продукт под свои требования. Данный способ – максимально щадящий для бюджета, т. к. характеристик решения будет достаточно для эффективной работы СЭД, а самостоятельная установка экономит бюджет. К отрицательным моментам можно добавить недостаточное соответствие настроенной системы целям организации.

Таким образом, в зависимости от того, чего конкретно вы хотите от системы электронного документооборота и какой бюджет готовы за нее заплатить, можно подобрать наиболее подходящий вам метод разработки.