Безопасное управление деловыми бумагами
Несмотря на то, что сегодня все большее количество информации сохраняется в цифровом формате, количество бумажных документов, используемых компаниями, удвоилось в период между 2006-2012 годами. Однако именно в связи с началом цифровой эпохи, многие фирмы начинают забывать, как управлять важными документами и бумажными деловыми записями надежно и эффективно.
Излишне говорить, что это является сверхважным, чтобы компания имела четкое представление про весь жизненный цикл деловых бумаг. Основным источником кражи личных данных и мошенничества и является неупорядоченность отчетности. Преступники не брезгуют искать повод для наживы в бумажных отходах в связи с чем компании становятся легкодоступной и приоритетной мишенью.
Первое, что необходимо учесть на начальном этапе организации малого бизнеса – это критерии оценки степени конфиденциальности и потенциальной угрозы безопасности компании. Очевидно, что многое зависит от функции и деятельности вашей организации. В целом же, к документам, которые можно рассматривать как важные, можно отнести такие, в которых упоминаются сотрудники, клиенты или конфиденциальная информация о них, и те, которые содержат важные данные, любую юридическую информацию или включающая банковские реквизиты.
После того как вы определили важность документов, следующий шаг в управлении файлами, это убедиться, что они хранятся правильно. Документы с высокой степенью риска должны храниться за пределами общего доступа, для защиты от непредвиденных ситуаций. Также сохранение в безопасном месте – это хороший способ управления бумагами, которые не подлежат уничтожению.
Другим вариантом является хранение информации под рукой в безопасном устройстве. Хотя сегодня большинство файлов имеют резервные копии в электронном виде, все же бывают такие, которые вы не можете скопировать. Если это так, важно, чтобы любое хранилище у вас в офисе было водо- и огнеустойчивым. Всю необходимую информацию, которую возможно скопировать в электронный резерв, необходимо зашифровать.
Другим основным этапом делопроизводства является распоряжение файлами, в которых компания больше не заинтересована. Важно отметить, что многие предприятия, регулярно имеющие дело с конфиденциальной информацией, обязаны избавляться от конфиденциальных файлов в соответствии с законодательством.
Однако даже если это не предусмотрено законом, важно правильно распоряжаться информационными данными. Вместо того чтобы доверять офисным уничтожителям и измельчителям документов, которые опытные воры могут восстановить, предприниматели должны назначать специалиста или ответственного в компании, который будет уничтожать информацию или готовить все для утилизации, архивирования и так далее.
Если вы будете придерживаться этих руководств, то сможете избежать проблем с кражами личной собственности и мошенничества в делах компании и обеспечить безопасность бизнеса.

Автор: finansistics
Количество статей, опубликованных этим автором: 1. Более полная информация об авторе будет доступна позже.