Как работает виртуальный секретарь? По сути, работа специалиста в контакт центре, в данном случае, очень схожа с работой обычного секретаря в офисе. Стоит учитывать, что такой специалист, обычно, должен своевременно ответить на поступающие звонки от имени компании-заказчика услуги и, при необходимости, соединить с нужным специалистом.

Тут картина такая. Человек звонит по городскому телефону, который указан в документах компании. Ему отвечает вежливый оператор. Он представляется и выслушивает цель звонка. После этого, он может предложить соединить с тем или другим специалистом. Например, он может предложить соединить с отделом по работе с клиентами или же непосредственно с начальством. В данном случае создается впечатление, что клиент звонит в большую компанию, где есть различные отделы. Если специалист, с которым нужно соединить, человека, который звонит, находится в данный момент вне зоны доступа, то информация о поступившем звонке записывается и своевременно сообщается заказчику. Получается, что ни один звонок не теряется и в то же время, повышается имидж компании.

Кому может потребоваться такая услуга? Понятно, что крупные компании, вряд ли будут задумываться о том, чтобы заказать подобного рода услуги. У них, как правило, есть работающий офис, куда нанимают секретаря, который выполняет все вышеперечисленные функции. Однако, если речь идет о молодых компаниях, которые только недавно открылись и еще набирают свои обороты и работают на репутацию, то данная услуга, может быть находкой. Не секрет, что содержание офиса – удовольствие не из дешевых. Вот почему стоит обратить внимание на тот факт, что оплата услуг виртуального секретаря может быть выгоднее. При этом человеку не нужно задумываться о том, как содержать еще одного  человека в штате своей компании. А это означает, что ему не нужно будет выплачивать отпускные, больничные и другие социальные выплаты. Более того, если вдруг человек заболеет или будет в отпуске, что в любом случае, рано или поздно будет иметь место, то не нужно будет беспокоиться о том, чтобы обеспечить замену своему работнику.

Справедливости ради, стоит сказать, что есть и другие случаи, в которых может потребоваться услуга виртуальный секретарь. Например, это может быть ситуация, когда в компанию поступает слишком много звонков и обычный специалист не успевает отвечать на каждый из них. Обычно, это приводит к потере важных клиентов, а, следовательно, и к потере определенной прибыли. Есть также ситуации, когда нужно обеспечить бесперебойный прием звонков в круглосуточном режиме. В таком случае тоже проще сотрудничать с каким-то хорошим контакт-центром, чем стараться обеспечить все самостоятельно.

Вот, пожалуй и все о такой необычной услуге, известной под названием «виртуальный секретарь»!