Снабжение офиса расходными материалами является одной из важнейших задач, стоящих перед руководством фирмы. Успешная работа компании косвенно зависит от того, насколько хорошо она обеспечена всеми необходимыми для комфортной работы инструментами.

Поставки разнообразных ресурсов – это важная статья расходов, которой стоит уделить пристальное внимание. Любой начальник хочет тратить деньги с умом и не желает переплачивать, спуская огромные средства не бесполезные для офисной жизни вещи.

Наверняка, вы сталкивались с ситуацией, когда какая-нибудь тетя Параша, которая по вечерам убирает пустые кабинеты, транжирит моющее средство – оно просто исчезает. Наверняка, она просто уносит пару бутылочек домой. И вам оплачивать чистоту Парашиной квартиры незачем.

Поэтому необходимо оптимизировать затраты, связанные с жизнеобеспечением офиса, и исключить подобные злоупотребления. Давайте рассмотрим несколько простых советов, помогающих совладать с этими проблемами.

Совет №1. Контролируйте существенное, а остальное – по мере необходимости

Незачем распаляться и тратить драгоценные силы на совершенно не важные вещи. Контролировать все невозможно. Поэтому стоит уделять внимание лишь действительно существенными пунктам расходов.

Во многих экономических расчетах чудесно работает принцип Паретто. Вы наверняка с ним знакомы. Он гласит, что 80% всех наших затрат уходит лишь на 20% приобретаемых ресурсов, которые и являются важными для функционирования офиса.

Поэтому все последующие советы будут касаться в первую очередь существенных расходных материалов, которые разметаются, как горячие пирожки на распродаже, и тянут из вашего бюджета огромные деньги.

Совет №2. Выбирайте ресурсы с умом

Как офис-менеджеры обычно подходят к вопросу закупок? Правильно, они выбирают в прайсах поставщиков самые дешевые позиции. Желание сэкономить деньги компании похвально. Правда, чаще всего такая инициатива исходит от начальства, которое строго рекомендует беречь деньги.

И это неправильно! Потому что, выбирая минимальную цену, мы игнорируем качество поставляемых материалов. Практика показывает, что дешевые ресурсы расходуются быстрее, а значит и покупаются чаще, т.е. экономия получается поддельной.

Простой пример. Жидкое мыло водянистой консистенции рассчитано на 200 умываний. В то же время аналогичное количество густого мыла, которое стоит всего на 25% дороже, хватает уже на 400 умываний. Теперь ответьте сами, какое из них выгоднее покупать?

Совет №3. Поставщиков не должно быть много

Еще одна неуклюжая попытка сэкономить – увеличение числа закупочных операций. Часто бывает, что у одного поставщика выгодные расценки на одну категорию товаров, а у второго – на другую. И вот опять начинается гонка за сомнительной выгодой.

Воду и моющие средства мы берем у одной фирмы, бумажные полотенца – у другой, канцтовары оптом – у третей. Вместе с этим увеличивается количество документов строгой отчетности у бухгалтеров, офис-менеджеры тратят больше сил на общение с поставщиками.

В результате такой «оптимизации» вы получаете головную боль, распыляете внимание персонала на множество мелочей. Контроль ослабевает, а многочисленные поставщики начинают хитрить и обманывать. Поэтому выберите несколько не слишком «дешевых», зато надежных партнеров.

Совет №4. Установите нормы потребления

Непопулярное, но необходимое решение, если вы твердо намерены исключить лишние траты. Никто не советует вам, например, повестить около уборной отпускные нормативы по туалетной бумаге и жидкому мылу на одного сотрудника, нет.

Просто в течение недели (обычно требуется именно такой срок) вам опытным путем предстоит проверить, на что уходят расходные материалы, сколько их требуется, и кто из сотрудников использует их сверх меры.

В результате, опираясь на количественные характеристики потребностей офиса, вы сможете планировать расходы, закупать строго необходимое количество материалов, контролировать их потребление и предотвращать воровство.

Только не впадайте в крайности! Установить нормы потребления – это не значит его ограничить. Сотрудники должны получать столько «расходников», сколько им необходимо для труда и комфортной работы. Ни больше, ни меньше.

Совет №5. Используйте специальные технические средства

Аренда офиса, если в договоре не прописано иное, обычно предполагает передачу руководству компании абсолютно пустых помещений – без инфраструктуры, мебели и компьютеров. Всю технику, ресурсы для работы начальство приобретает самостоятельно.

Обычно на технические устройства, которые сопряжены с расходуемыми материалами, никто не обращает внимания. Тем не менее, их установка является самым лучшим способом дозирования и контроля норм потребления.

Даже самый простой дозатор, установленный на флакон с жидким мылом, исключает быстрое расходование. Без ограничителя сотрудники, скорее всего, при умывании будут щедро лить жидкость на руки. А при его наличии никто не станет нажимать на дозатор дважды или трижды.

Заключение

Как показывают расчеты, грамотная экономия на расходных материалах позволяет средней компании за год сохранить сумму, которой хватило бы на ежемесячные командировки двух сотрудников в экзотическую страну.

Наши советы предполагают не просто внимательную работу с цифрами и расчетами, но и воспитание людей. Прививайте сотрудникам бережливость, учите их осознанно пользоваться ресурсами, и тогда одной головой болью на повестке дня станет меньше.