Многие импортеры и экспортеры не задаются таким вопросом и чувствуют раздражение, когда иностранный контрагент с неохотой обсуждает и подписывает контракт. В особенности, когда контракт является стандартным и не содержит специальных условий.

Для участника ВЭД подготовка документов для последующей международной доставки груза в Россию и таможенного оформления является важным моментом в построении логистической цепочки. Неправильно составленный документ может, в прямом смысле, дорого обойтись в момент таможенного оформления грузов, а отсутствие тех или иных бумаг может привести к задержке сроков поставки и дополнительным расходам на хранение грузов на специализированном складе до тех пор, пока документация не будет приведена в соответствие с требованиями.

Более того, при обращении в таможню или банк в списке обязательных документов будет присутствовать требование контракта.

Поэтому, нет ничего удивительного в том, что импортер, экспортер или, как его принято называть, участник внешнеэкономической деятельности старается подстраховаться и подготовить максимальное количество документов. К стандартному контракту добавляется приложение, к приложению спецификация и начинается бумажный вал. Хотя, сегодня, когда повсеместно используется электронный документооборот, правильнее будет назвать файловый вал.

В действительности, контракт необходим только в двух случаях. Если сумма сделки превышает 50 тыс. долларов или если контрагентам необходимо зафиксировать особые условия сделки. Тогда он потребуется и в банке для валютных операций, и в целях таможенного оформления грузов.

Во всех остальных случаях контракт все равно присутствует.  Им является инвойс от отправителя или ваш счет клиенту. В сущности, даже чек из магазина будет договором, стандартную ответственность по которому, и несет продавец. Но лишь в том случае, когда документ соответствует определенным требованиям. Содержит название фирмы, номер документа, цену, общую стоимость и условия продажи или поставки.

Иностранные партнеры почти поголовно грешат ошибками в своих счетах – инвойсах, которые могут быть заменой полноценному контракту.

Если вам кажется, что рекорды по ошибкам принадлежат отправителям из Китая, то это не так. Например, продавцы из США тоже имеют свои представления об инвойсах и считают, что наименование валюты совсем не обязательно. Счет может быть выставлен на ваше собственное имя, вместо названия компании, а в графе «сумма» стоять одинокая цифра без указания на конкретную валюту. Иначе говоря, чем платить? Долларами, Евро или Юанями? Такой вопрос зачастую ставит продавца в тупик. Как будто на земле есть валюта, кроме американских долларов.

Поэтому, зачастую приходится просить переделывать документы по нескольку раз или готовить их самим. Если контракта нет, то счет остается основным подтверждением сделки.

Доля подстраховки можно обойтись небольшим документом размером не более одной страницы. Подготовить «Заказ на покупку», где указать все нужные атрибуты сделки. Обычно мы советуем воспользоваться таким документом для того, чтобы нивелировать возможные ошибки в инвойсе и в тоже время не увеличивать бумажную массу, даже если сегодня используется электронное декларирование.